Seuls les Owners et les utilisateurs Admin peuvent accéder aux Données conservées et les gérer. Pour en savoir plus sur les accès des utilisateurs de la mailroom, consultez la liste complète des utilisateurs de la mailroom et de leurs permissions ici.
Que sont les Données conservées ?
Lorsque vous supprimez un colis, un destinataire, un utilisateur ou un site de votre compte Parcel Tracker, celui-ci n'est pas immédiatement retiré du système. Il est plutôt déplacé vers la section Données conservées, où il est stocké pendant une période configurable avant d'être définitivement supprimé. Cela vous permet de récupérer des enregistrements supprimés par accident ou d'exporter des données avant qu'elles ne disparaissent définitivement.
Lorsque vous supprimez un destinataire, un utilisateur ou un site, une fenêtre de confirmation apparaît et affiche les données associées qui seront également déplacées vers les Données conservées. Par exemple, la suppression d'un destinataire déplacera également ses colis associés, et la suppression d'un site déplacera également ses destinataires associés. Cette fenêtre vous indique toujours précisément quelles données associées seront concernées avant de confirmer la suppression.
Accéder aux Données conservées
Pour consulter vos données conservées, connectez-vous à votre compte Parcel Tracker sur la plateforme web et allez dans Paramètres > Données conservées.
Vous y trouverez quatre onglets :
Colis- Enregistrements de colis supprimésDestinataires- Profils de destinataires supprimésUtilisateurs- Utilisateurs de la mailroom supprimésSites- Sites supprimés
Restaurer ou supprimer définitivement des enregistrements
Pour restaurer ou supprimer définitivement un ou plusieurs enregistrements :
Cochez la case à côté du ou des enregistrements que vous souhaitez traiter.
Une barre d'outils apparaît en bas de l'écran, indiquant le nombre d'éléments sélectionnés.
Choisissez l'une des options suivantes :
Cliquez sur
Restaurerpour récupérer le ou les enregistrements sélectionnés dans votre compte actif.Cliquez sur
Supprimer définitivementpour retirer de façon définitive et irréversible le ou les enregistrements sélectionnés de votre système.
Exporter les Données conservées
Si vous devez conserver une copie de vos enregistrements supprimés avant qu'ils ne soient définitivement retirés, vous pouvez les exporter :
Accédez à l'onglet concerné (
Colis,Destinataires,UtilisateursouSites).
Cliquez sur le bouton
Exporteren haut à droite de l'écran.
Choisissez l'une des options suivantes :
Exporter la vue- exporte uniquement les enregistrements actuellement visibles selon vos filtres ou votre tri actifs.Exporter tous les colis- exporte tous les enregistrements de l'onglet sélectionné, indépendamment des filtres appliqués.
Définir la période de conservation
La période de conservation détermine la durée pendant laquelle les données supprimées sont stockées avant d'être automatiquement et définitivement supprimées du système. Vous pouvez consulter votre période de conservation actuelle en haut de la page Données conservées.
Pour modifier la période de conservation :
Cliquez sur
Modifierà côté du libelléPériode de conservationen haut de la page.
Définissez la durée souhaitée à l'aide des champs
Années,MoisetJours.
Si vous souhaitez que les données soient conservées indéfiniment, cochez l'option
Conserver le contenu de façon permanente.
Cliquez sur
Enregistrer les modificationspour appliquer vos paramètres.
Une fois la période de conservation expirée, les données sont définitivement supprimées et ne peuvent plus être récupérées.
Besoin d'aide supplémentaire ?
Si vous avez des questions ou rencontrez des difficultés pour gérer vos données conservées, n'hésitez pas à contacter notre équipe de support ici !