Bien que vous puissiez toujours ajouter des utilisateurs un par un, la fonctionnalité Importer une liste de la plateforme web vous permet d’importer des milliers de profils de destinataires en quelques secondes.
Seuls les utilisateurs Owner, Admin et Normal peuvent ajouter, modifier ou supprimer les informations d’un destinataire. Consultez la liste complète des utilisateurs du mailroom et leurs permissions ici.
Cette fonctionnalité est disponible dans tous les forfaits. Consultez le graphique ci-dessous.
Préparer votre fichier
Avant de commencer l’importation, assurez-vous que votre fichier de destinataires est correctement formaté afin que le système puisse le traiter:
Types de fichiers pris en charge: Votre fichier doit être enregistré au format .csv, .xlsx ou .xls.
Colonnes obligatoires
Votre fichier doit contenir les quatre colonnes obligatoires suivantes pour que l’importation fonctionne:
Prénom: Le prénom du destinataire.
Nom: Le nom de famille du destinataire.
E-mail: L’adresse e-mail principale à laquelle le destinataire recevra toutes les notifications de retrait de colis.
Emplacement / Numéro de salle: Le numéro de bureau, de poste ou d’appartement où le destinataire se trouve dans le bâtiment.
Colonnes facultatives
Vous pouvez également inclure les colonnes suivantes pour ajouter plus de détails aux profils de destinataires:
ID: Un identifiant unique pour le destinataire, tel qu’un numéro d’étudiant ou d’employé.
Site: Le bâtiment ou campus principal auquel le destinataire est rattaché (particulièrement utile si votre compte gère plusieurs sites).
Sites supplémentaires: Tout autre bâtiment ou emplacement où ce destinataire peut également recevoir des colis.
Type: Une catégorie pour le destinataire (ex: Étudiant, Personnel, Résident, VIP, Entreprise).
Surnom: Le nom préféré du destinataire.
E-mails supplémentaires: Des adresses e-mail secondaires qui recevront également les notifications (comme un e-mail personnel ou celui d’un assistant).
Lieu de dépôt: Un point de livraison préféré (ex: Porte d’entrée, Mailroom B).
Numéro de mobile: Le numéro de téléphone du destinataire pour les notifications SMS ou le contact.
Besoin d’un fichier déjà formaté?
Vous n’avez pas besoin de créer un fichier à partir de zéro. Lorsque vous accédez à l’écran d’importation, cliquez simplement sur Obtenir un modèle pour télécharger un fichier vierge avec les bonnes colonnes déjà configurées. Remplissez-le, enregistrez-le, et vous êtes prêt.
Importer votre liste
Une fois votre fichier prêt, suivez ces étapes pour importer vos destinataires:
Connectez-vous à votre compte Parcel Tracker et cliquez sur
Destinatairesdans la barre de navigation principale.
Cliquez sur
Importer une liste.
Glissez-déposez votre fichier préparé ou cliquez sur
Parcourir les fichierspour le sélectionner depuis votre ordinateur.
Cochez la case indiquant que vous avez l’autorisation de téléverser ces informations, puis cliquez sur
Continuer.
Vérifiez que vos colonnes sont correctement associées. Assurez-vous que les colonnes de votre fichier correspondent aux champs du système (vous pouvez ajuster manuellement l’association via les menus déroulants si nécessaire), puis cliquez sur
Continuer.
Cette étape est essentielle, car elle permet au système de lire correctement votre fichier et d’associer les informations aux bons champs.
6. Vérifiez le résumé de vos données, puis cliquez sur Continuer.
Si certains champs obligatoires sont vides, le système vous en informera ici. Vous pouvez corriger rapidement en saisissant les données manquantes directement dans l’interface, sans avoir à modifier et réimporter le fichier.
7. Enfin, cliquez sur Importer pour finaliser l’importation.
Besoin de faire des modifications plus tard?
Votre liste de destinataires est maintenant prête à être utilisée. Si vous devez ajouter une nouvelle personne ou mettre à jour un profil existant, vous n’avez pas besoin de refaire un import en masse. Consultez ces guides rapides: