Comment gérer et personnaliser les notifications des destinataires

Seuls les utilisateurs Owner et Admin peuvent modifier les modèles d'e-mail et les paramètres de notification. Pour en savoir plus sur les accès des utilisateurs du mailroom, consultez la liste complète des utilisateurs du mailroom et leurs permissions ici.

Parcel Tracker tient tout le monde informé en envoyant automatiquement des e-mails aux destinataires lorsque leurs colis arrivent, sont prêts à être retirés ou lorsqu'une nouvelle personne rejoint votre mailroom. Plutôt que d'envoyer des messages génériques, vous pouvez personnaliser ces e-mails avec votre propre image de marque, votre rédaction et votre calendrier pour qu'ils s'intègrent naturellement aux communications de votre organisation.

Cet article vous guide sur la gestion de vos notifications, l'ajout de votre image de marque, les différents types de notifications disponibles et la création et la planification de vos propres modèles.

Où gérer les notifications

Tous vos paramètres de notification se trouvent au même endroit. Accédez à Paramètres > Notifications Entrantes pour commencer.

Ajouter votre image de marque

Avant de travailler sur des modèles individuels, configurez votre image de marque globale pour que chaque e-mail de notification ait un aspect cohérent.

Cliquez sur Style Global.
Téléchargez votre logo et choisissez la taille à laquelle vous souhaitez qu'il apparaisse dans vos e-mails de notification.
Modifiez les couleurs d'arrière-plan et d'accentuation pour correspondre à votre image de marque.
Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos paramètres.

Types de notifications

Parcel Tracker envoie plusieurs types de notifications, chacune déclenchée par un événement spécifique :

Enregistrement - Envoyé lorsqu'un colis est enregistré dans le système.
Rappel - Envoyé à intervalles réguliers jusqu'à ce que le colis soit retiré.
Retrait - Envoyé lorsqu'un colis est retiré du système.
Invitation - Envoyé une fois lorsqu'un destinataire est ajouté à Parcel Tracker.
Entrée sur site (Multi-Mailroom uniquement) - Déclenché lorsqu'un colis est transféré vers le site auquel il est assigné.
Sortie de site (Multi-Mailroom uniquement) - Déclenché lorsqu'un colis quitte le site auquel il est assigné.

Personnaliser un modèle existant

Si l'un des modèles par défaut correspond presque à vos besoins, vous pouvez le modifier directement plutôt que de repartir de zéro.

Passez le curseur sur le modèle par défaut que vous souhaitez personnaliser et cliquez sur Ouvrir.
Modifiez la ligne d'objet, l'en-tête, le corps et tous les autres champs que vous souhaitez changer.
Cliquez sur Soumettre pour enregistrer votre nouveau modèle d'e-mail dans le système.

Créer un nouveau modèle

Besoin de quelque chose créé de toutes pièces ? Vous pouvez créer autant de modèles personnalisés que vous le souhaitez.

Cliquez sur + Créer un Modèle.
Choisissez le type de notification pour lequel vous souhaitez créer un modèle.
Donnez-lui un nom unique pour le retrouver facilement, puis modifiez la ligne d'objet, l'en-tête, le corps et tous les autres champs que vous souhaitez changer. Cliquez sur Soumettre pour l'enregistrer dans le système.
Revenez en arrière et cliquez sur Attribuer un Modèle, puis sélectionnez le modèle que vous venez de créer pour l'activer pour le site.

Actions supplémentaires sur les modèles

Cliquez sur les Trois Points à côté de n'importe quel modèle pour accéder à ces actions supplémentaires :

Planifier - Définissez un délai ou un calendrier pour l'envoi de la notification.
Attribuer à des sites - Attribuez votre modèle à des sites supplémentaires.
Dupliquer - Dupliquez le modèle pour faciliter la modification.
Retirer de ce site - Désattribuez le modèle du site.
Supprimer - Supprimez définitivement le modèle de vos paramètres.

Planifier les notifications

Parfois, vous avez besoin d'un délai entre le scan d'un colis et la notification du destinataire - par exemple, pour donner à votre équipe le temps de trier les livraisons avant qu'un e-mail soit envoyé. Au lieu d'envoyer des notifications immédiatement après le scan, vous pouvez les retarder jusqu'à 120 minutes ou définir un calendrier récurrent. Cela s'applique uniquement aux notifications d'Enregistrement et de Retrait.

Cliquez sur les Trois Points à côté du modèle et sélectionnez Planifier.
Choisissez le nombre de minutes pour retarder les notifications, ou activez Activer pour définir un calendrier récurrent à la place.
Si vous planifiez, choisissez entre :
- Simple - Applique le même calendrier à chaque jour de la semaine.
- Avancé - Vous permet de configurer des plages horaires uniques pour différents jours.
Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer votre calendrier.

Et ensuite ?

Une fois vos modèles configurés à votre convenance, assurez-vous qu'ils sont assignés aux bons sites pour que les destinataires les reçoivent effectivement.

Consultez ces articles pour modifier des modèles de notification spécifiques :