Multi-Mailroom está disponible exclusivamente en el plan Enterprise. Reservar una demo en vivo para obtener más información.
¿Qué es Multi-Mailroom?
El software Multi-Mailroom de Parcel Tracker simplifica y asegura el movimiento interno de paquetes dentro de grandes organizaciones. Ya sea que un paquete se desplace desde una sala de correo central a una oficina departamental, un edificio residencial o entre múltiples sitios, Multi-Mailroom proporciona seguimiento completo en cada etapa.
A medida que los paquetes se transfieren entre personas o ubicaciones, el sistema registra detalles clave: quién lo recibió, a dónde fue y cuándo. Esto crea una cadena de custodia transparente y a prueba de manipulaciones. Las notificaciones se activan en puntos críticos, manteniendo tanto al personal como a los destinatarios informados sobre el recorrido del paquete y su tiempo estimado de entrega. El resultado es la eliminación de paquetes perdidos, mayor eficiencia operativa y visibilidad total.
Funciones principales
Visibilidad de extremo a extremo: Gestiona los movimientos de paquetes a través de múltiples ubicaciones con seguimiento en tiempo real, marcas de tiempo y prueba de entrega. Las notificaciones automáticas mantienen informados a los usuarios en cada etapa clave.
Registrar y hacer seguimiento de movimientos: Supervisa fácilmente los paquetes que se mueven dentro de edificios (interno) o entre múltiples sitios de la empresa (entre sitios). Configura tantas etapas de enrutamiento como sea necesario, registra cada manipulación y recoge firmas.
Centralizar solicitudes de despacho: Permite a los destinatarios solicitar transferencias internas o externas directamente desde la plataforma. Los responsables de la sala de correo pueden ver, aprobar y coordinar estos despachos desde un panel centralizado.
Ahorrar tiempo con flujos de trabajo personalizables: Adapta Multi-Mailroom a tu logística interna. Automatiza la llegada, transferencia y recogida de paquetes, y activa notificaciones según la ubicación o el estado del paquete para reducir tareas manuales.
Gestionar transportistas internos y externos: Haz seguimiento y asigna transportistas internos con ubicaciones en tiempo real y prueba de entrega. Para envíos externos, centraliza el seguimiento en un solo panel con más de 900 integraciones de transportistas.
Crear etiquetas personalizadas: Genera e imprime automáticamente etiquetas personalizadas cuando los destinatarios solicitan despachos, asegurando que los paquetes se enruten correctamente y lleguen a su destino sin errores.
¿Por qué usar Multi-Mailroom?
Multi-Mailroom es esencial cuando los paquetes pasan por múltiples manos o instalaciones antes de llegar a su destino final. Es ideal para operaciones que requieren trazabilidad y responsabilidad total, como:
Operaciones de reenvío de carga donde los paquetes viajan entre almacenes internacionales.
Oficinas corporativas que trasladan artículos entre salas de correo internas y múltiples departamentos.
Entidades gubernamentales que gestionan comunicaciones sensibles entre oficinas.
Centros de distribución y almacenes que gestionan entregas internas complejas.
En todos estos casos, Multi-Mailroom garantiza que todo el recorrido esté registrado, sea verificable y auditable.
Cómo funciona el enrutamiento de múltiples etapas en Parcel Tracker
Parcel Tracker admite dos métodos principales de movimiento de paquetes con múltiples etapas:
1. Recogida y entrega
Se utiliza cuando los paquetes son transportados por transportistas internos. Este método les permite:
Escanear y recoger el paquete, transfiriendo la custodia a sí mismos.
Entregarlo en la siguiente ubicación, registrando una marca de tiempo, el usuario responsable y, opcionalmente, una imagen como prueba de entrega. Cada traspaso se registra de forma segura, creando un registro de auditoría verificable.
2. Paquetes esperados
Cuando la cadena de custodia debe interrumpirse temporalmente, como cuando un transportista externo transporta el paquete, el personal puede marcar el paquete como Esperado en el sitio de destino. Esto notifica automáticamente al personal en la ubicación de destino sobre los paquetes que están por recibir. Una vez que el artículo llega, se vuelve a escanear para reanudar el seguimiento y restablecer el registro de auditoría.
Casos de uso de Multi-Mailroom
1. Edificios comerciales
En grandes entornos de oficinas, los paquetes suelen llegar a una sala de correo central:
El personal de la sala de correo escanea los paquetes entrantes, lo que activa notificaciones para los destinatarios y transportistas internos.
Los transportistas recogen los paquetes mediante la app y los entregan en recepciones de departamentos o edificios secundarios.
Al entregar el paquete, capturan una imagen como prueba de entrega.
El recepcionista que recibe el paquete lo escanea, continuando la cadena de custodia y notificando al destinatario final.
El destinatario puede recoger el paquete o solicitar una entrega final, donde el transportista obtendrá una firma para completar la entrega.
2. Operadores de reenvío de carga
Los paquetes que llegan a un almacén:
Se registran, notificando al destinatario de su llegada.
Se registran como salientes cuando están listos para el despacho, transfiriéndolos virtualmente al almacén de destino.
Se marcan como Esperados en el destino, con detalles y fotos adjuntas.
Son recibidos por el personal en el destino, quienes continúan la cadena de custodia al llegar. Esto garantiza que los movimientos internacionales sean completamente trazables entre centros logísticos.
3. Departamentos gubernamentales
Para comunicaciones seguras entre oficinas:
El personal crea una entrada de paquete seleccionando el destinatario, el sitio de origen y añadiendo etiquetas personalizadas.
El sistema genera una etiqueta con código de barras para imprimir y adjuntar al paquete.
Los transportistas reciben una lista completa de los artículos que deben recoger y entregar entre sitios.
A medida que los paquetes se recogen y entregan, la app registra cada interacción, incluidas las firmas. Esto garantiza la transferencia segura y rastreable de documentos sensibles.
4. Almacenes y centros de distribución
Cuando los paquetes llegan a un muelle de carga central:
Se registran, notificando a los destinatarios de su llegada.
Los transportistas internos toman la custodia, los escanean y los entregan a los departamentos correspondientes.
Al realizar la entrega, capturan una imagen en la app como prueba de entrega. Esto optimiza la logística interna y garantiza que todas las entregas estén controladas.
Conclusión
El sistema Multi-Mailroom de Parcel Tracker transforma el enrutamiento interno de paquetes en un proceso seguro, auditable y eficiente. Ya sea que gestiones logística entre países o dentro de un solo campus, Multi-Mailroom garantiza que ningún paquete se pierda, se extravíe o se retrase, brindando tranquilidad a las organizaciones y total transparencia a los usuarios.
¿Quieres verlo en acción?
Consulta nuestros casos de estudio aquí para ver cómo otras organizaciones están transformando sus entregas: https://www.parceltracker.com/case-studies
Para comenzar, contacta con nuestro equipo de ventas para reservar una demo o empezar gratis.