El software Multi-Mailroom de Parcel Tracker simplifica y protege el movimiento interno de paquetes dentro de grandes organizaciones. Ya sea que un paquete se traslade desde una sala de correo central a una oficina, un edificio residencial o entre múltiples sitios, Multi-Mailroom proporciona visibilidad completa en cada etapa.
A medida que los paquetes se transfieren entre personas o ubicaciones, el sistema registra información clave: quién lo recibió, a dónde se envió y cuándo. Esto crea una cadena de custodia transparente y segura. Además, se envían notificaciones en momentos clave, manteniendo tanto al personal como a los destinatarios informados sobre el recorrido del paquete y su tiempo estimado de entrega. ¿El resultado? Cero paquetes perdidos, mayor eficiencia y visibilidad total.
Multi-Mailroom está disponible exclusivamente en el plan Enterprise. Reserva una demostración con nosotros para obtener más información. Consulta el gráfico a continuación para ver un resumen visual de cada plan.
¿Por qué usar Multi-Mailroom?
Multi-Mailroom está diseñado para operaciones donde los paquetes pasan por múltiples manos o instalaciones. Es la solución ideal para garantizar trazabilidad y responsabilidad total en:
Envíos internacionales: Seguimiento de paquetes entre almacenes internacionales.
Oficinas corporativas: Traslado de paquetes desde salas de correo centrales a distintos departamentos.
Entidades gubernamentales: Supervisión y seguridad en comunicaciones internas entre oficinas.
Centros de distribución: Gestión de entregas internas complejas dentro de almacenes.
En todos estos casos, Multi-Mailroom garantiza que todo el recorrido quede registrado, sea verificable y auditable.
Gestión de solicitudes de envío
Multi-Mailroom permite a los destinatarios iniciar sesión en sus cuentas y solicitar envíos tanto internos como externos.
Con esta función, los usuarios pueden elegir si su solicitud es:
Envío interno: enviar un paquete a alguien en otro sitio dentro de la misma organización.
Envío externo: enviar un paquete fuera de la organización.
Esto permite a los usuarios enviar solicitudes directamente sin necesidad de que el equipo de la sala de correo las cree por ellos.
La función también permite imprimir etiquetas de paquetes, lo que hace que la preparación y el procesamiento de envíos sea mucho más rápido y sencillo.
¿Cómo funciona el enrutamiento multi-etapa en Parcel Tracker?
Parcel Tracker utiliza dos métodos principales para gestionar el movimiento de paquetes en múltiples etapas:
1. Recogida y entrega
Utilizado por mensajeros internos. Este método permite al personal:
Escanear y recoger un paquete, transfiriendo la custodia a su cuenta.
Entregar el paquete en la siguiente ubicación, registrando la hora, el usuario responsable y una imagen opcional como prueba de entrega.
Registrar cada traspaso de forma segura para crear un historial verificable.
2. Paquetes esperados
Se utiliza cuando la cadena de custodia se interrumpe temporalmente (por ejemplo, al usar un transportista externo entre sitios).
El personal marca el paquete como “Esperado” en el sitio de destino.
Cuando el paquete llega, el sitio receptor lo escanea para reanudar el seguimiento y restaurar la cadena de custodia.
Casos de uso de Multi-Mailroom
1. Edificios comerciales
Llegada: El personal de la sala de correo escanea los paquetes entrantes, notificando a los destinatarios y mensajeros internos.
Tránsito: Los mensajeros recogen los paquetes mediante la app y los entregan en las recepciones correspondientes.
Entrega: Se captura una imagen como prueba de entrega. El personal receptor escanea el paquete para continuar la cadena de custodia.
Recogida final: El destinatario recoge el paquete o el mensajero completa la entrega final con firma.
2. Empresas de logística internacional
Llegada: Los paquetes se registran en el centro logístico, notificando al destinatario.
Despacho: El personal registra la salida de los paquetes y los transfiere al almacén de destino.
Tránsito: El sistema marca los paquetes como “Esperados” en el destino, incluyendo detalles e imágenes.
Recepción: El personal en destino recibe notificaciones y continúa el seguimiento al llegar los paquetes.
3. Departamentos gubernamentales
Configuración: El personal crea el registro del paquete con destinatario, origen y etiquetas personalizadas. El sistema genera una etiqueta con código de barras imprimible.
Enrutamiento: Los mensajeros reciben una lista digital de paquetes para recoger y entregar en distintos sitios.
Seguimiento: La app registra cada interacción, incluidas firmas obligatorias, garantizando la transferencia segura de materiales sensibles.
4. Almacenes y centros logísticos
Llegada: Los paquetes se registran en el muelle de carga principal.
Tránsito: Los mensajeros internos asumen la custodia y trasladan los paquetes a departamentos específicos.
Entrega: Se captura una imagen en la app como prueba de entrega, optimizando la logística interna y el control de paquetes.
¿Necesitas más ayuda?
Si ya utilizas el plan Enterprise y tienes preguntas sobre cómo configurar el enrutamiento multi-etapa o asignar solicitantes, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte aquí para recibir ayuda.