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Qu’est-ce que Multi-Mailroom?
Le logiciel Multi-Mailroom de Parcel Tracker simplifie et sécurise le déplacement interne des colis au sein des grandes organisations. Qu’un colis soit déplacé d’une salle de courrier centrale vers un bureau de département, un bâtiment résidentiel ou entre plusieurs sites, Multi-Mailroom assure un suivi complet à chaque étape.
Lorsque les colis sont transférés entre des personnes ou des sites, le système enregistre des informations clés: qui l’a reçu, où il a été envoyé et à quel moment. Cela crée une chaîne de responsabilité transparente et inviolable. Des notifications sont déclenchées à des étapes clés afin de tenir le personnel et les destinataires informés du parcours du colis et de son heure estimée de livraison. Le résultat: plus de colis perdus, une efficacité opérationnelle accrue et une visibilité complète.
Fonctionnalités principales
Visibilité de bout en bout: Gérez les mouvements de colis entre plusieurs sites grâce au suivi en temps réel, aux horodatages et aux preuves de transfert. Des notifications automatiques tiennent les parties prenantes informées lorsque les livraisons atteignent des étapes importantes.
Enregistrer et suivre les mouvements: Surveillez facilement les colis qui circulent à l’intérieur des bâtiments (interne) ou entre plusieurs sites de l’entreprise (inter-sites). Configurez autant d’étapes de routage que nécessaire, enregistrez les manipulations et collectez les signatures.
Centraliser les demandes d’expédition du personnel: Permettez au personnel de demander des transferts de colis internes ou externes directement via la plateforme. Les responsables de la salle de courrier peuvent consulter, approuver et coordonner ces expéditions depuis un tableau de bord central.
Gagner du temps grâce à des flux de travail personnalisables: Adaptez Multi-Mailroom à votre logistique interne. Automatisez les arrivées, les transferts et les retraits de colis, et déclenchez des notifications selon l’emplacement ou le statut du colis afin de réduire les tâches manuelles.
Gérer les coursiers internes et externes: Suivez et répartissez les coursiers internes avec des localisations en temps réel et des preuves de transfert. Pour les expéditions externes, centralisez le suivi dans un seul tableau de bord avec plus de 900 intégrations de transporteurs.
Créer des étiquettes personnalisées: Générez et imprimez automatiquement des étiquettes personnalisées lorsque le personnel demande des livraisons internes, afin d’assurer un acheminement efficace des colis vers le bon emplacement sans erreur.
Pourquoi utiliser Multi-Mailroom?
Multi-Mailroom est essentiel lorsque les colis passent par plusieurs personnes ou installations avant d’atteindre leur destination finale. Il est idéal pour les opérations nécessitant une traçabilité et une responsabilité complètes, notamment dans les cas suivants:
Les opérations de transit de marchandises où les colis circulent entre des entrepôts internationaux.
Les bureaux d’entreprise qui déplacent des articles entre plusieurs salles de courrier internes et différents départements.
Les organismes gouvernementaux qui suivent des communications sensibles entre bureaux.
Les centres de distribution d’entrepôts qui gèrent des livraisons internes complexes.
Dans tous ces cas, Multi-Mailroom garantit que l’ensemble du parcours est enregistré, vérifiable et auditable.
Comment fonctionne le routage multi-étapes dans Parcel Tracker
Parcel Tracker prend en charge deux méthodes principales de déplacement de colis en plusieurs étapes:
1. Ramassage et dépôt
Utilisée lorsque les colis sont transportés par des coursiers internes, cette méthode leur permet de:
Scanner et récupérer le colis, transférant ainsi la responsabilité à eux-mêmes.
Le déposer au lieu suivant en enregistrant un horodatage, l’utilisateur responsable et éventuellement une image comme preuve de livraison. Chaque transfert est enregistré de manière sécurisée, créant une piste d’audit vérifiable.
2. Colis attendus
Lorsque la chaîne de responsabilité doit être temporairement interrompue, par exemple lorsqu’un transporteur tiers transporte le colis, le personnel peut marquer le colis comme "attendus" sur le site de destination. Cela informe automatiquement le personnel du site de destination des colis qu’ils doivent recevoir. Une fois l’article arrivé, il est à nouveau scanné afin de reprendre le suivi et de rétablir la piste d’audit.
Cas d’utilisation de Multi-Mailroom
1. Immeubles commerciaux
Dans les grands environnements de bureaux, les colis arrivent généralement dans une salle de courrier centrale:
Le personnel de la salle de courrier scanne les colis entrants, déclenchant des notifications pour les destinataires et les coursiers internes.
Les coursiers récupèrent les colis via l’application et les livrent aux réceptions des départements ou aux bâtiments secondaires.
Lors de la livraison, ils capturent une image comme preuve de dépôt.
Le réceptionniste qui reçoit le colis le scanne, poursuivant la chaîne de responsabilité et alertant le destinataire final.
Le destinataire peut ensuite récupérer le colis lui-même ou demander une livraison finale par un coursier interne, qui obtiendra une signature pour finaliser la livraison.
2. Transitaires
Les colis arrivant dans un entrepôt sont:
Scannés à l’arrivée, ce qui informe le destinataire de leur réception.
Scannés à la sortie lorsqu’ils sont prêts à être expédiés, ce qui les transfère virtuellement vers l’entrepôt de destination.
Marqués comme Expected sur le site de destination, avec les détails et photos associés.
Reçus par le personnel sur le site de destination, qui est notifié et poursuit la chaîne de responsabilité à l’arrivée. Cela garantit que les mouvements de colis entre différents hubs logistiques restent entièrement traçables.
3. Départements gouvernementaux
Pour des communications sécurisées entre bureaux:
Le personnel crée une entrée de colis en sélectionnant le destinataire, le site d’origine et en ajoutant des étiquettes personnalisées.
Le système génère une étiquette avec code-barres à imprimer et à apposer sur le colis.
Les coursiers reçoivent une liste complète des articles à récupérer et à livrer entre les différents sites.
Lorsque les colis sont récupérés et livrés, l’application enregistre chaque interaction, y compris les signatures. Cette méthode garantit le transfert sécurisé et traçable de documents et de matériels sensibles.
4. Entrepôts et centres de traitement des commandes
Lorsque les colis arrivent à un quai de chargement central:
Ils sont scannés à l’arrivée, ce qui informe les destinataires de leur réception.
Les coursiers internes prennent en charge les colis, les scannent et les livrent à leurs départements respectifs.
Lors du dépôt, les coursiers capturent une image dans l’application comme preuve de livraison. Cela simplifie la logistique interne et garantit que toutes les livraisons sont correctement enregistrées.
Conclusion
Le système Multi-Mailroom de Parcel Tracker transforme le routage interne complexe des colis en un processus sécurisé, vérifiable et efficace. Que vous gériez la logistique à l’échelle internationale ou au sein d’un seul campus, Multi-Mailroom garantit qu’aucun colis ne soit perdu, égaré ou retardé, offrant aux organisations une tranquillité d’esprit et aux utilisateurs une transparence totale.
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