Il software Multi-Mailroom di Parcel Tracker semplifica e protegge il movimento interno dei pacchi all’interno di grandi organizzazioni. Che un pacco venga spostato da un mailroom centrale a un ufficio, a un edificio residenziale o tra più sedi, Multi-Mailroom garantisce un tracciamento completo in ogni fase.
Quando i pacchi vengono trasferiti tra persone o sedi, il sistema registra informazioni chiave: chi lo ha ricevuto, dove è stato inviato e quando. Questo crea una catena di custodia trasparente e a prova di manomissione. Le notifiche vengono attivate nei momenti critici, mantenendo informati sia lo staff che i destinatari sul percorso del pacco e sui tempi di consegna stimati. Il risultato? Nessun pacco smarrito, maggiore efficienza e visibilità totale.
Multi-Mailroom è disponibile esclusivamente nel piano Enterprise. Prenota una demo con noi per saperne di più. Consulta il grafico qui sotto per una panoramica visiva di ciascun piano.
Perché utilizzare Multi-Mailroom?
Multi-Mailroom è progettato per operazioni in cui i pacchi passano attraverso più persone o strutture. È la soluzione ideale per garantire piena tracciabilità e responsabilità in:
Spedizionieri: Tracciamento dei pacchi tra magazzini internazionali.
Uffici aziendali: Spostamento di articoli dal mailroom centrale ai vari reparti.
Enti governativi: Protezione e monitoraggio delle comunicazioni tra uffici.
Centri di distribuzione: Gestione di consegne interne complesse nei magazzini
In tutti questi casi, Multi-Mailroom garantisce che l’intero percorso sia registrato, verificabile e auditabile.
Gestione delle richieste di spedizione
Multi-Mailroom consente ai destinatari di accedere ai propri account e richiedere spedizioni interne ed esterne.
Con questa funzionalità, i destinatari possono scegliere se la loro richiesta di spedizione è destinata a un destinatario interno o esterno:
Una spedizione interna consiste nell’inviare un pacco a qualcuno in un altro sito all’interno della stessa organizzazione.
Una spedizione esterna consiste nell’inviare un pacco al di fuori dell’organizzazione.
Questo consente agli utenti di inviare facilmente richieste di spedizione direttamente, senza che il team della sala posta debba crearle per loro.
La funzionalità supporta anche la stampa delle etichette dei pacchi, rendendo la preparazione e la gestione delle spedizioni molto più rapide e pratiche.
Come funziona il routing multi-hop in Parcel Tracker?
Parcel Tracker utilizza due metodi principali per gestire il movimento dei pacchi tra più passaggi:
1. Ritiro e consegna
Utilizzato per i corrieri interni. Questo metodo consente allo staff di:
Scansionare e prendere in carico un pacco, trasferendone la responsabilità al proprio account.
Consegnare il pacco nella sede successiva, registrando data e ora, l’utente responsabile e, opzionalmente, una foto come prova di consegna.
Registrare ogni passaggio in modo sicuro per creare una traccia verificabile.
2. Pacchi attesi
Utilizzato quando la catena di custodia si interrompe temporaneamente (ad esempio quando si utilizza un corriere esterno tra sedi).
Il personale contrassegna il pacco come “atteso” nel sito di destinazione.
Una volta arrivato, il sito ricevente lo scansiona per riprendere il tracciamento e ristabilire la catena di custodia.
Casi d’uso di Multi-Mailroom
1. Edifici commerciali
Arrivo: Il personale del mailroom scansiona i pacchi in arrivo, notificando destinatari e corrieri interni.
Trasferimento: I corrieri utilizzano l’app per ritirare i pacchi e consegnarli alle reception dei reparti.
Consegna: I corrieri scattano una foto come prova di consegna. Il personale della reception scansiona il pacco per continuare la catena di custodia.
Ritiro finale: Il destinatario può ritirare il pacco oppure il corriere può completare la consegna acquisendo una firma.
2. Spedizionieri
Arrivo: I pacchi vengono registrati presso l’hub logistico, notificando il destinatario.
Spedizione: Lo staff registra l’uscita dei pacchi e li trasferisce virtualmente al magazzino di destinazione.
Trasporto: Il sistema contrassegna i pacchi come “attesi” nella destinazione, includendo dettagli e foto.
Ricezione: Il personale della destinazione viene notificato e riprende il tracciamento all’arrivo, garantendo visibilità tra sedi.
3. Enti governativi
Configurazione: Lo staff crea una registrazione del pacco con destinatario, sede di origine ed eventuali etichette personalizzate. Il sistema genera un’etichetta con codice a barre stampabile.
Instradamento: I corrieri ricevono un elenco digitale degli articoli da ritirare e consegnare tra varie sedi.
Tracciamento: L’app registra ogni interazione, incluse le firme richieste, garantendo il trasferimento sicuro di materiali sensibili.
4. Magazzini e centri logistici
Arrivo: I pacchi in arrivo vengono registrati presso l’area di carico centrale.
Trasferimento: I corrieri interni prendono in carico i pacchi, li scansionano e li spostano nei reparti specifici.
Consegna: I corrieri scattano una foto nell’app come prova di consegna, semplificando la logistica interna e garantendo il tracciamento di ogni pacco.
Hai bisogno di ulteriore aiuto?
Se utilizzi già il piano Enterprise e hai domande sulla configurazione del routing multi-hop o sull’assegnazione dei Requestor, contatta il nostro team di supporto qui per ricevere assistenza!