Lorsque vous importez une liste de destinataires en masse, Parcel Tracker peut signaler certains destinataires comme doublons et les ignorer. Cela arrive souvent lorsque vous supprimez votre ancienne liste de destinataires avant d’importer la nouvelle. Certains des destinataires que vous avez supprimés figurent aussi dans la nouvelle liste, et les destinataires supprimés ne sont pas retirés immédiatement. Ils sont conservés dans Données conservées, si bien que Parcel Tracker les considère toujours comme existants et signale leurs entrées dans votre nouvelle liste comme des doublons. Pour consulter les guides complets, reportez-vous à Comment importer des destinataires en masse et Données conservées : Comment consulter, restaurer et gérer les données supprimées.
Ce qu’il faut faire ensuite dépend de si ces destinataires sont toujours dans Données conservées ou ont été définitivement supprimés. Pour le savoir, allez dans Paramètres > Données conservées sur la plateforme web et ouvrez l’onglet Destinataires. Seuls les utilisateurs Owner, Admin et Normal peuvent accéder à Données conservées.
Si les destinataires que vous avez supprimés y figurent, consultez la première section.
Sinon, ils ont peut-être été définitivement supprimés ; consultez alors la deuxième section.
Si les destinataires sont toujours dans Données conservées
Les destinataires supprimés restent dans Données conservées jusqu’à la fin de la période de conservation définie pour votre compte ; vous pouvez donc les restaurer à tout moment avant cette échéance. Ce qu’il faut faire dépend de s’ils avaient un ID. Vous pouvez le vérifier dans la colonne ID de l’onglet Destinataires de Données conservées sur la plateforme web.
Si tous les destinataires supprimés avaient un ID
Sur la plateforme web, allez dans l’onglet
DestinatairesdeDonnées conservées, sélectionnez tous les destinataires supprimés et cliquez surRestaurer. Vous pouvez aussi restaurer leurs colis associés ; incluez-les si vous souhaitez conserver leurs enregistrements de colis.Importez votre nouvelle liste avec la colonne ID et
Effectuer une suppression après l'importationactivée. Pour les étapes, consultez la dernière section.
Les destinataires de votre nouvelle liste sont conservés et mis à jour, et les destinataires ayant un ID qui n’y figurent pas sont de nouveau supprimés.
Si seuls certains des destinataires supprimés avaient un ID
L’option de suppression n’affecte que les destinataires ayant un ID ; restaurer tout le monde ferait donc revenir aussi les destinataires sans ID, qui resteraient dans votre liste. Choisissez plutôt l’une de ces options :
Repartir d’une liste propre (recommandé) : sur la plateforme web, sélectionnez les destinataires supprimés dans l’onglet
DestinatairesdeDonnées conservéeset cliquez surSupprimer définitivement. Les données définitivement supprimées peuvent mettre de quelques heures à un ou deux jours à être entièrement retirées ; patientez donc jusque-là, puis importez votre nouvelle liste avec la colonne ID. Leurs enregistrements de colis sont supprimés avec eux.Restaurer uniquement les destinataires qui ont un ID et figurent dans votre nouvelle liste : restaurez-les depuis le même onglet et choisissez d’inclure leurs colis associés afin de conserver leurs enregistrements de colis. Importez ensuite votre nouvelle liste avec la colonne ID. Ils sont identifiés grâce à leur ID. Les destinataires sans ID ne sont pas signalés comme doublons ; ils n’ont donc pas besoin d’être restaurés, et les destinataires qui ne figurent pas dans votre nouvelle liste peuvent rester dans Données conservées.
À partir de maintenant, utilisez des ID pour chaque importation, afin que Parcel Tracker détermine lui-même qui conserver et qui supprimer. La dernière section explique comment faire.
Si les destinataires ont été définitivement supprimés
Les destinataires définitivement supprimés ne peuvent pas être restaurés, et leurs enregistrements de colis sont supprimés avec eux. Cela se produit lorsque vous cliquez sur
Supprimer définitivementdans Données conservées ou lorsque la période de conservation expire.Vous pouvez ajouter de nouveau les destinataires figurant dans votre nouvelle liste en l’important, mais leurs anciens enregistrements de colis ne seront pas récupérés.
Les données définitivement supprimées peuvent mettre de quelques heures à un ou deux jours à être entièrement retirées. Si vous importez avant, les destinataires de votre nouvelle liste peuvent encore être signalés comme doublons ; il vaut donc mieux patienter.
Si vous avez besoin d’importer votre liste plus tôt, contactez notre équipe de support.
La façon la plus simple de mettre à jour votre liste de destinataires
Le meilleur moyen d’éviter que des destinataires soient signalés est de laisser Parcel Tracker gérer les suppressions pendant l’importation, au lieu de supprimer d’abord des destinataires, afin que les destinataires de votre nouvelle liste ne soient jamais supprimés par erreur. Cela fonctionne lorsque votre liste comprend un ID pour chaque destinataire.
Ce qu’est l’ID
Une colonne de votre fichier d’importation qui contient un identifiant unique pour chaque destinataire.
Il est recommandé d’utiliser un numéro que vous avez déjà dans vos propres dossiers, comme un numéro d’étudiant, un numéro d’employé ou un ID de résident.
Chaque destinataire a besoin de son propre ID, qui doit rester identique à chaque importation d’une liste mise à jour.
Les ID ne peuvent être ajoutés que par importation en masse, et non lors de l’ajout manuel d’un destinataire ; les destinataires ajoutés autrement n’ont donc pas d’ID.
Comment mettre à jour votre liste
Ajoutez la colonne ID à votre liste et renseignez un ID pour chaque destinataire.
Sur la plateforme web, allez dans
Destinataires>Importer une listeet importez votre liste mise à jour.Sur le dernier écran, avant de cliquer sur
Importer, activezEffectuer une suppression après l'importation.
Ce que fait l’option de suppression
Parcel Tracker compare les ID de votre fichier avec les destinataires actuellement présents dans votre liste :
Les destinataires de votre fichier qui ne sont pas encore dans votre liste sont ajoutés.
Les destinataires de votre liste dont l’ID figure dans votre fichier sont conservés et mis à jour.
Les destinataires de votre liste qui ont un ID mais ne figurent pas dans votre fichier sont supprimés.
Les destinataires de votre liste sans ID ne sont pas concernés.
Les destinataires supprimés de cette manière sont déplacés vers Données conservées avec leurs colis, ce qui vous permet de les restaurer jusqu’à leur suppression définitive. Si l’un d’eux apparaît dans une liste ultérieure, il peut être signalé comme doublon ; restaurez-le donc depuis Données conservées avant d’importer cette liste.
Activez Effectuer une suppression après l'importation uniquement si votre fichier est la liste complète que vous souhaitez conserver, car tout destinataire de votre liste ayant un ID qui ne figure pas dans votre fichier est supprimé.
Besoin d’aide supplémentaire ?
Si des destinataires sont toujours signalés comme doublons après ces étapes, n’hésitez pas à contacter notre équipe de support ici pour obtenir de l’aide !