Le logiciel Multi-Mailroom de Parcel Tracker simplifie et sécurise les déplacements internes de colis au sein des grandes organisations. Qu’un colis soit transféré d’une réception centrale vers un bureau, un immeuble résidentiel ou entre plusieurs sites, Multi-Mailroom assure un suivi complet à chaque étape.
À chaque transfert entre personnes ou emplacements, le système enregistre les informations clés: qui a reçu le colis, où il a été envoyé et à quel moment. Cela crée une chaîne de traçabilité transparente et infalsifiable. Des notifications sont déclenchées aux moments clés, permettant au personnel et aux destinataires de suivre le parcours du colis et son délai estimé de livraison. Résultat: aucun colis perdu, une efficacité accrue et une visibilité totale.
Multi-Mailroom est disponible exclusivement avec le plan Enterprise. Réservez une démo pour en savoir plus. Consultez le tableau ci-dessous pour un aperçu visuel des différents plans.
Pourquoi utiliser Multi-Mailroom?
Multi-Mailroom est conçu pour les opérations où les colis passent par plusieurs personnes ou sites. C’est la solution idéale pour garantir une traçabilité et une responsabilité complètes dans les cas suivants:
Réexpédition de fret: suivi des colis entre entrepôts internationaux.
Bureaux d’entreprise: transfert des colis depuis une réception centrale vers différents services.
Organismes gouvernementaux: sécurisation et suivi des communications interservices.
Centres de distribution: gestion des livraisons internes complexes en entrepôt.
Dans tous ces cas, Multi-Mailroom garantit que chaque étape du parcours est enregistrée, vérifiable et traçable.
Gestion des demandes d’expédition
Multi-Mailroom permet aux destinataires de se connecter à leur propre compte et de demander des expéditions internes et externes.
Avec cette fonctionnalité, les destinataires peuvent choisir si leur demande d’expédition est destinée à un destinataire interne ou externe :
Une expédition interne consiste à envoyer un colis à une personne située sur un autre site au sein de la même organisation.
Une expédition externe consiste à envoyer un colis en dehors de l’organisation.
Cela permet aux utilisateurs de soumettre facilement des demandes d’expédition directement, sans que l’équipe de la salle de courrier ait à les créer pour eux.
La fonctionnalité prend également en charge l’impression d’étiquettes de colis, ce qui rend la préparation et le traitement des expéditions beaucoup plus rapides et pratiques.
Comment fonctionne le routage multi-étapes dans Parcel Tracker?
Parcel Tracker utilise deux méthodes principales pour gérer le déplacement des colis sur plusieurs étapes:
1. Ramassage et dépôt
Utilisé pour les transporteurs internes. Cette méthode permet au personnel de:
Scanner et récupérer un colis, transférant ainsi la responsabilité à leur propre compte.
Déposer le colis à l’emplacement suivant, ce qui enregistre un horodatage, l’utilisateur responsable et éventuellement une photo comme preuve de livraison.
Enregistrer chaque transfert de manière sécurisée afin de créer un historique vérifiable.
2. Colis attendus
Utilisé lorsque la chaîne de traçabilité est temporairement interrompue (par exemple lors de l’utilisation d’un transporteur tiers entre deux sites).
Le personnel marque le colis comme "Attendu" sur le site de destination.
Une fois le colis arrivé, le site de réception le scanne pour reprendre le suivi et rétablir la chaîne de traçabilité.
Cas d’utilisation du Multi-Mailroom
1. Immeubles commerciaux
Arrivée: le personnel de la réception scanne les colis entrants, ce qui notifie les destinataires et les transporteurs internes.
Transit: les transporteurs utilisent l’application pour récupérer les colis et les livrer aux services concernés.
Dépôt: les transporteurs prennent une photo comme preuve de livraison. Le réceptionniste du site scanne ensuite le colis pour poursuivre le suivi.
Retrait final: le destinataire peut récupérer le colis lui-même, ou le transporteur peut effectuer la livraison finale et capturer une signature.
2. Transitaires
Arrivée: les colis sont scannés dans le centre logistique, ce qui notifie le destinataire.
Expédition: le personnel scanne les colis sortants et les transfère virtuellement vers l’entrepôt de destination.
Transit: le système marque ces colis comme "Attendu" sur le site de destination, avec les informations et photos associées.
Réception: le personnel du site de destination est notifié et reprend le suivi à l’arrivée des colis, assurant une visibilité complète.
3. Administrations publiques
Configuration: le personnel crée une entrée de colis avec le destinataire, le site d’origine et des étiquettes personnalisées. Le système génère un code-barres imprimable.
Routage: les transporteurs reçoivent une liste numérique des colis à récupérer et à livrer entre différents sites.
Suivi: l’application enregistre chaque interaction, y compris les signatures requises, garantissant le transfert sécurisé des documents sensibles.
4. Entrepôts et centres de traitement
Arrivée: les colis arrivant au quai de chargement principal sont scannés.
Transit: les transporteurs internes prennent en charge les colis, les scannent et les acheminent vers les différents services.
Dépôt: les transporteurs capturent une image dans l’application comme preuve de livraison, optimisant la logistique interne et assurant le suivi de chaque colis.
Besoin d’aide supplémentaire?
Si vous utilisez déjà le plan Enterprise et avez des questions concernant la configuration du routage multi-étapes ou l’attribution du rôle de demandeur, veuillez contacter notre équipe de support ici pour obtenir de l’aide!