Pourquoi ne puis-je pas ajouter un nouvel utilisateur dans Parcel Tracker ?

Lorsque vous ajoutez un utilisateur, le message « Un utilisateur avec cet e-mail existe déjà » peut s’afficher. Il signifie que l’adresse e-mail est déjà associée à un compte Parcel Tracker, même si la personne n’est pas actuellement un utilisateur de votre organisation. Les vérifications ci-dessous couvrent les raisons les plus courantes. Seuls les utilisateurs Owner et Admin peuvent ajouter des utilisateurs ; l’option n’est donc pas disponible pour les autres rôles. Pour consulter la liste complète des rôles, reportez-vous à les utilisateurs de la mailroom et leurs autorisations ou les utilisateurs Multi-Mailroom et leurs permissions.

Ce qu’il faut vérifier, dans l’ordre

Vérifiez si l’utilisateur a déjà été ajouté. Sur la plateforme web, allez dans Paramètres > Utilisateurs du service courrier et recherchez l’utilisateur. Les utilisateurs apparaissent dans cette liste dès qu’ils sont invités, même s’ils n’ont pas encore défini de mot de passe. Si l’utilisateur figure dans la liste, il n’est pas nécessaire de l’ajouter à nouveau. S’il ne s’est pas encore connecté, demandez-lui de vérifier sa boîte de réception, y compris le dossier spam ou courrier indésirable, pour retrouver l’e-mail d’invitation, qui lui permet de définir un mot de passe et de se connecter. S’il n’y est pas, contactez notre équipe de support.
Vérifiez si l’utilisateur a été supprimé. Sur la plateforme web, allez dans Paramètres > Données conservées et ouvrez l’onglet Utilisateurs. Les utilisateurs supprimés y sont conservés, et leur adresse e-mail reste utilisée tant que les données ne sont pas entièrement supprimées. Si l’utilisateur figure dans la liste, sélectionnez-le et cliquez sur Restaurer pour le récupérer dans votre compte actif. Pour les étapes complètes, consultez Données conservées : Comment consulter, restaurer et gérer les données supprimées.
Patientez après une suppression définitive. Si vous avez récemment supprimé définitivement l’utilisateur, l’adresse e-mail peut encore être considérée comme utilisée pendant un certain temps. Les données définitivement supprimées peuvent mettre de quelques heures à un ou deux jours à être entièrement retirées du système. Réessayez d’ajouter l’utilisateur après ce délai.
Vérifiez si l’utilisateur s’est inscrit avec son propre compte. Si la personne a créé son propre compte Parcel Tracker avec cette adresse e-mail, par exemple un compte d’essai, l’adresse est déjà prise. Demandez-lui de supprimer ce compte depuis les paramètres de son compte en suivant Suppression de compte en libre-service pour les utilisateurs de la réception, puis ajoutez de nouveau l’utilisateur.

La même attente s’applique si l’utilisateur a supprimé son propre compte à l’étape 4. Si le message apparaît peu après la suppression du compte, l’adresse e-mail peut encore être considérée comme utilisée : patientez de quelques heures à un ou deux jours, puis réessayez d’ajouter l’utilisateur.

Besoin d’aide supplémentaire ?

Si le message apparaît toujours après ces vérifications, n’hésitez pas à contacter notre équipe de support ici pour obtenir de l’aide.