Sebbene sia sempre possibile aggiungere destinatari uno alla volta, la funzionalità Importa elenco della piattaforma web ti consente di caricare migliaia di profili in pochi secondi.
Solo gli utenti Owner, Admin e Normal possono aggiungere, modificare o eliminare le informazioni dei destinatari. Puoi consultare l’elenco completo degli utenti del mailroom e dei relativi permessi qui.
Questa funzionalità è disponibile in tutti i piani.
Preparare il file
Prima di iniziare il caricamento, assicurati che il tuo elenco destinatari sia formattato correttamente:
Formati supportati: il file deve essere in formato .csv, .xlsx o .xls.
Colonne obbligatorie
Il file deve contenere le seguenti quattro colonne obbligatorie affinché il caricamento funzioni:
Nome: il nome del destinatario.
Cognome: il cognome del destinatario.
Email: l’indirizzo email principale dove il destinatario riceverà tutte le notifiche di ritiro dei pacchi.
Posizione/Numero stanza: la stanza, postazione o appartamento specifico in cui il destinatario risiede o lavora all’interno dell’edificio.
Colonne opzionali
Puoi includere anche le seguenti colonne opzionali per aggiungere ulteriori dettagli ai profili:
ID: un identificatore univoco, come matricola studente o numero dipendente.
Sede: l’edificio o campus principale di appartenenza.
Sedi aggiuntive: altri edifici o sedi in cui il destinatario può ricevere pacchi.
Tipo: una categoria (es. Studente, Staff, Residente, VIP, Azienda).
Nome preferito: il nome con cui il destinatario preferisce essere chiamato.
Email aggiuntive: indirizzi email secondari che devono ricevere le notifiche.
Punto di consegna: posizione preferita per la consegna (es. Reception, Mailroom B).
Numero di telefono: numero per contatto o notifiche SMS.
Hai bisogno di un file già formattato correttamente?
Non è necessario crearne uno da zero. Quando accedi alla schermata di importazione, clicca su Ottieni modello per scaricare un file vuoto con le colonne già configurate. Compilalo, salvalo e sarà pronto per l’uso.
Caricare l’elenco
Una volta preparato il file, segui questi passaggi per importare i destinatari:
Accedi al tuo account Parcel Tracker e clicca su
Destinatarinella barra di navigazione principale.
Clicca su
Importa elenco.
Trascina il file oppure clicca su
Sfoglia fileper selezionarlo dal computer.
Seleziona la casella per confermare di avere l’autorizzazione al caricamento, quindi clicca su
Continua.
Assicurati che le colonne siano mappate correttamente. Verifica che le colonne del file corrispondano ai campi del sistema (puoi modificarle manualmente dai menu a tendina se necessario), quindi clicca su
Continua.
Questo passaggio è fondamentale perché indica al sistema come leggere il file, assicurando che dati come email e numeri di stanza vengano assegnati correttamente ai campi del profilo.
6. Controlla il riepilogo dei dati e clicca su Continua.
Se alcuni campi obbligatori sono vuoti, il sistema ti avviserà in questa fase. Potrai inserire manualmente i dati mancanti direttamente nell’interfaccia senza dover ricaricare il file.
7. Infine, clicca su Carica per completare il processo.
Hai bisogno di apportare modifiche in seguito?
Il tuo elenco destinatari è ora pronto. Se devi aggiungere una persona o aggiornare un profilo esistente, non è necessario eseguire un nuovo caricamento in blocco. Consulta queste guide: