Qu’est-ce que Parcel Tracker?
Parcel Tracker est un logiciel de suivi de colis interne conçu pour moderniser les salles de courrier dans les immeubles résidentiels, les résidences étudiantes, les bureaux d’entreprise et les centres de distribution. En automatisant les tâches chronophages telles que l’enregistrement des colis, la notification des destinataires et la capture des preuves de retrait, la plateforme permet à votre équipe de gagner des heures de travail manuel tout en éliminant le risque de colis perdus.
Découvrez la simplicité de la gestion logistique avec Parcel Tracker
Pour démarrer et maîtriser le flux de travail principal, il vous suffit de suivre les quatre étapes simples ci-dessous.
1. Ajouter vos destinataires
Avant de commencer à scanner les livraisons entrantes, vous devez constituer votre répertoire en ajoutant vos destinataires. La technologie de scan de Parcel Tracker s’appuie sur ces informations pour associer les colis aux bonnes personnes; si un destinataire n’est pas enregistré dans le système, l’application ne pourra pas détecter ni enregistrer ses colis. Vous pouvez en savoir plus sur la façon d’ajouter des destinataires ici.
Il existe deux principales façons d’ajouter des destinataires dans votre base de données Parcel Tracker:
Import en masse: importez un fichier CSV via la plateforme web pour ajouter des centaines ou des milliers de destinataires en quelques clics. En savoir plus sur l’import en masse ici.
Ajout manuel: ajoutez des destinataires individuellement via la plateforme web ou l’application mobile — idéal pour ajouter quelques nouveaux arrivants sans mettre à jour toute la base de données.
2. Enregistrer un colis
Une fois votre base de destinataires à jour, vous pouvez commencer à scanner les colis entrants. Vous pouvez en savoir plus sur la façon d’enregistrer un colis ici.
Avec l’application mobile Parcel Tracker, vous pouvez scanner les étiquettes d’expédition de plusieurs colis en une seule fois. Le système lit les noms et associe automatiquement les colis aux bons destinataires dans votre répertoire.
Si une étiquette d’expédition est endommagée ou illisible, vous pouvez contourner le scan et saisir manuellement les informations du colis (comme le nom du destinataire et le code-barres) directement dans l’application mobile ou sur la plateforme web.
3. Notifier automatiquement les destinataires
Vous n’avez pas besoin de rédiger des messages individuels lorsque des colis arrivent. Dès qu’un colis est enregistré dans le système, Parcel Tracker gère la communication pour vous.
Les destinataires reçoivent automatiquement un email indiquant le nombre de colis en attente, accompagné d’un code QR unique qu’ils devront présenter lors du retrait.
Si vous activez les notifications SMS, les destinataires recevront également des alertes et des rappels automatiques par message texte.
Vous gardez un contrôle total sur ces communications. Vous pouvez personnaliser le contenu de ces notifications à tout moment en modifiant vos modèles.
4. Retirer un colis (collecte)
Lorsque le destinataire se présente pour récupérer ses colis, Parcel Tracker rend le processus de remise rapide, sécurisé et sans papier.
Scan rapide: à l’aide de l’application mobile, vous pouvez retirer instantanément les colis en scannant le code QR reçu par le destinataire dans son email.
Retrait manuel: si le destinataire ne peut pas présenter son code QR, vous pouvez rechercher son nom et retirer les colis manuellement via l’application ou la plateforme web.
Preuve de retrait: dans les deux cas, vous pouvez demander au destinataire de fournir une signature électronique comme preuve de retrait. Si vous livrez directement le colis à son bureau ou à sa porte, vous pouvez également utiliser l’icône appareil photo pour prendre une photo du colis à destination comme preuve de livraison.
Conclusion
En maîtrisant ce flux de travail simple en quatre étapes — Ajouter, Enregistrer, Notifier et Retirer — vous pouvez éliminer l’encombrement de votre salle de courrier, sécuriser votre chaîne de traçabilité et offrir une expérience de livraison fluide à vos destinataires.